A Gestão Inteligente de Contratos

Em 2010 vamos ter alterações tributárias que trarão impacto nos contratos.

Pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio estarão mais presentes na agenda do gestor de contratos.

Sempre é bom lembrar que o gestor de contratos não costuma ter intimidade com este assunto e a controladoria geralmente não tem recursos suficientes para dar suporte às analises.

Uma medida preventiva é eleger agora no início do ano os contratos mais críticos e analisar se têm cláusulas que tratam do assunto.

Se a empresa já adotou o modelo GCVC estes contratos têm cláusulas específicas detalhando em que condições os reajustes podem ser reclamados e os limites de aplicação no caso de repactuação e reequilíbrio.

• Se os contratos não foram construídos com base no modelo vai dar um pouco mais de trabalho, mas é importante se antecipar ao mercado porque o impacto financeiro nos contratos pode ser grande.

Uma vez identificados os contratos críticos e o que temos na mão para negociar, duas ações são de extrema importância:

• Preparar a negociação. Coletar informações que possam pesar na balança como falhas do parceiro comercial durante a vigência, benchmark de mercado com alternativas e tudo aquilo que o gestor de contratos está acostumado a fazer para não deixar o parceiro comercial em posição de intransigência;
• Onde o reajuste é inevitável, estimar a variação financeira e buscar a dotação orçamentária necessária para que o contrato não sofra interrupções no meio da execução. Neste caso é (muito) recomendável que o gestor do contrato interaja com a área financeira para não errar na estimativa – o maior problema da repactuação e reequilíbrio é travar a execução do contrato porque a dotação orçamentária não estava prevista.

Geralmente os maiores impactos relativos ao reequilíbrio e repactuação costumam ocorrer após o mês de maio, quando aumenta a ocorrência de dissídios coletivos que elevam os preços de mercado em cascata: 

• Os gestores de contratos já estão acostumados a tentar executar o máximo do objeto contratado antes deste mês para minimizar o impacto no saldo;
• Mas este ano as alterações tributárias que entram em vigor em janeiro já vão começar a trazer reflexos de renegociação em março – logo após o fechamento de janeiro ser avaliado pelas empresas … no meio de fevereiro.

E como sempre insistimos em dizer: não tratar o assunto como uma batalha judicial:

• Os pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio geralmente são justos e o eventual acréscimo costuma não ser suficiente para cobrir a perda do fornecedor;
• E se o contrato descreve claramente as regras, é mais uma razão para não julgar que se trata de algum absurdo – afinal as cláusulas foram discutidas e aprovadas durante o fechamento do contrato. 

NFE e IFRS em Gestão de Contratos para 2010

Algo importante (e odioso) em 2010 será a mudança na aferição de exigíveis contratuais, porque o ano está farto de mudanças e duas são particularmente de interesse dos gestores de contratos.

Nota Fiscal Eletrônica.

Abril, julho e outubro são meses que demarcam a obrigatoriedade de emissão de Nota Fiscal Eletrônica para alguns setores.
De imediato obriga que o processo de validação da documentação da medição seja revisto, pelo menos para informar ao apoio operacional que não deve aceitar notas fiscais convencionais a partir da data de corte estabelecida – e será um período de fortes emoções, porque produtos entregues em ‘docas’ geralmente não contam com pessoas com especialização para aferir adequadamente.
As instruções devem sem muito claras e preferencialmente se espera que o gestor do contrato envie um comunicado aos parceiros informando que a partir da ‘data tal’ não serão aceitas notas convencionais conforme legislação, para que o ‘pessoal das docas’ não fique se estressando com os fornecedores.
Será no mínimo engraçado manter a obrigatoriedade de atestar a medição com um carimbo no verso da nota fiscal – quando se trata de nota fiscal eletrônica. Para não manter esta situação vexatória, e inclusive contribuir com a preservação da natureza, é um ótimo momento para convencer os retrógados a mudar o procedimento e aceitar a aprovação eletrônica.

Adequação às novas regras do IFRS para conformidade com o padrão internacional de demonstrações contábeis.

É usual para os contratos que oferecem riscos significativos exigir documentos que dêem o mínimo de garantia da organização da empresa e de sua saúde financeira quando existe alguma forma de antecipação ou pagamentos ‘não contra eventos’.
Em relação à organização da empresa o mais comum é pedir cópia dos últimos 3 balanços … e agora deve-se aferir se estão em conformidade com as novas regras. Com um treinamento básico o gestor de contratos pode avaliar se a empresa procurou se adequar.
Mas em relação à saúde financeira o gestor de contratos que usualmente já não tem esta especialidade vai necessitar do apoio da área financeira que estará com ‘a água no pescoço’ para implantar as mudanças no seu próprio processo de produção das demonstrações, e provavelmente não vai gostar muito de dar apoio no meio da ‘muvuca’.

Estas alterações de legislação costumam dar o gestor do contrato um pouco mais de subsídios para que continue dizendo pelos quatro cantos da empresa que ‘odeia contratos’, porque fechar o contrato é ‘sopa’ perto de ter que administrar o que está escrito dentro dele da forma como a legislação quer.